Mit der Einrichtung des «Secured Workspace» begann im Sommer 2019 die umfassende Digitalisierung der Rotstift AG. Kurz vorher hatte die Geschäftsleitung entschieden, die Korrekturen per 1. Juni 2019 standardmässig digital in den Dokumenten der Kundinnen und Kunden zu vermerken. Der Startschuss fürs «Digital Project» war gefallen.
Diesem Projekt ging als Vorabklärung der «Digital Check-up» voraus, der von der Handelskammer beider Basel unterstützt wurde. In Zusammenarbeit mit unserem IT-Partner, der CSF AG, wurden die Prozesse bei der Rotstift AG durchleuchtet und Schwachpunkte aufgezeigt. Wesentlicher Punkt war ein Wechsel von digital zu analog und zurück, in der Mitte des Prozesses: Die Rotstift AG bekommt schon seit längerer Zeit praktisch alle Aufträge (meistens in Form von MS-Word- oder PDF-Dateien) per E-Mail oder Download-Link zugestellt. Bis zum 1. Juni 2019 wurden, sofern von der Kundschaft nicht anders verlangt, alle Dokumente ausgedruckt, von Hand korrigiert (mit dem buchstäblichen Rotstift und den traditionellen Korrekturzeichen), wieder eingescannt und der Kundin respektive dem Kunden retourniert.
Dieser Bruch wurde von der Geschäftsleitung als störend identifiziert, was zum Entscheid führte, künftig per Standard digital zu korrigieren. Wie erwartet stiessen wir dabei nicht auf viel Gegenwehr. Vereinzelte Kundinnen und Kunden verlangen zwar heute noch die handschriftliche Korrektur, sie sind jedoch eindeutig in der Minderheit.
Damit war der erste Schritt getan. Die nächsten grossen Baustellen waren die IT-Infrastruktur sowie die prozessuale Zusammenführung der beiden Standorte Basel und Bern. Da per 1. Januar 2020 unser alter Windows-7-Rechner den Support durch Microsoft verlieren würde, entschied der Verwaltungsrat, auf Investitionen zu verzichten und auf sogenannte virtuelle Arbeitsplätze auszuweichen. Dies traf sich ebenfalls mit dem Bestreben, die Homeoffice-Möglichkeiten für die Mitarbeitenden zu verbessern.
Mit dem standardmässig digitalen Korrigieren und den virtuellen Arbeitsplätzen verfügten wir über zwei wichtige Pfeiler, um das grosse digitale Projekt in Angriff zu nehmen. Wiederum mit der Unterstützung der Handelskammer beider Basel evaluierten wir gemeinsam mit unserem IT-Provider CSF ein System für den rein digitalen Auftragsworkflow und ein verbessertes Controlling.
Die Wahl fiel auf die Firma Actricity aus Allschwil. Im November 2019 gingen wir mit dem System live und haben nun vom Eingang der Auftragsanfrage bis zu Abrechnung und Rechnungsstellung einen durchgehend digitalen Prozess.
Neben den internen Abläufen und Hilfsmitteln haben wir ein Kunden- sowie ein Webportal entwickelt, die eine direkte Auftragsplatzierung in unserem System ermöglichen. Somit können wir auch unsere Kundinnen und Kunden direkt in unseren digitalen Prozess einbinden.
Gegen Ende 2019 hat der Verwaltungsrat entschieden, den Standort Bern aus Kostengründen zu schliessen. Da wir an beiden Standorten keine Laufkundschaft hatten und die Homeoffice-Möglichkeiten ausgebaut worden waren, konnte auf den weiteren Betrieb eines Berner Standorts gut verzichtet werden.
Anfang 2020 wurde dann eine moderne Telefonielösung eingeführt. Dank 3CX ist es allen Mitarbeitenden möglich, von jedem Standort aus zu arbeiten. Mit dem Secured Workspace und 3CX benötigen sie lediglich einen PC mit Internetanschluss, um ihrer Arbeit nachzugehen. Die Verbindung ist gesichert und die virtuellen Arbeitsplätze liegen auf Servern, die ISO-27001-zertifiziert sind.
Die Feuertaufe erlebte unser neues digitales Ökosystem mit Corona. Von heute auf morgen mussten alle Mitarbeitenden zu Hause bleiben. Dank den Anstrengungen der vorangegangenen Monate gelang uns der Wechsel auf einen 100-prozentigen Homeoffice-Betrieb problemlos und ohne Ausfälle. Auch die Kundinnen und Kunden haben davon nichts bemerkt. Zudem konnten wir gleich noch auf den elektronischen Rechnungsversand umstellen.
Aktuell sind wir dabei, die Prozesse weiter zu optimieren, die Handhabung des Systems und der Portale ansprechender zu gestalten und weitere Prozesse zu automatisieren. Die Reise geht weiter.